De flesta arbetsgivare i Sverige tror att de gör rätt. De antecknar övertid när den uppstår, sparar pappren i en pärm och tänker att det räcker.
Det räcker egentligen inte. Arbetstidslagen §11 är tydligare än man tror — och sedan EU-domstolens CCOO-dom 2019 finns ett krav som sträcker sig längre än vad Sverige hittills implementerat i lag.
Den här artikeln reder ut exakt vad du ska dokumentera idag, vad som sannolikt tillkommer, och vad som faktiskt händer om Arbetsmiljöverket dyker upp utan att du har anteckningarna klara.
En komplett tidrapportmall med automatisk övertidskontroll, flex-saldo och 13 svenska röda dagar — klar att använda direkt.
Hämta mallen →Paragrafen är kortare än man tror och ändå missförstås den ofta. §11 i Arbetstidslagen (1982:673) slår fast att arbetsgivaren ska föra anteckningar om jourtid, övertid och mertid. Varje anställd — och deras fackliga representanter på arbetsplatsen — har rätt att ta del av dessa uppgifter när de vill.
Det viktiga att förstå: §11 kräver inte att du registrerar ordinarie arbetstid. Bara de tre specifika kategorierna. Det låter hanterbart. Problemet uppstår när man inte riktigt vet vad de tre kategorierna innebär.
"Arbetsgivare ska föra anteckningar om jourtid, övertid och mertid. Arbetstagarna har rätt att själva eller genom en företrädare ta del av anteckningarna. Detsamma gäller en arbetstagarorganisation som företräder arbetstagare på arbetsstället."
Läs lagtexten på riksdagen.se →Jourtid är tid då arbetstagaren befinner sig på arbetsplatsen men inte aktivt arbetar — väntläge, beredskap på plats. Det är inte detsamma som beredskap hemma.
Övertid uppstår när arbetstagaren arbetar utöver sin avtalade arbetstid. Här finns gränser: allmän övertid och extra övertid får sammantaget inte överstiga 200 timmar per kalenderår (§8a ATL). Det är en gräns som är lättare att missa än man tror — särskilt i perioder med hög belastning.
Mertid gäller deltidsanställda som arbetar mer än sin avtalade deltid, men utan att nå heltid. Också det ska antecknas.
Arbetsmiljöverket har rätt att begära ut anteckningarna utan förvarning. Det finns inga krav på exakt format — ett Excel-ark fungerar lika bra som ett papper. Men de måste finnas, vara begripliga och finnas tillgängliga på arbetsstället.
Saknas anteckningarna helt riskerar du att hamna i en situation där du inte kan bevisa att du hållit dig inom övertidsgränserna. Det i sin tur kan utlösa sanktionsavgift enligt §26 — 588 kr per otillåten timme, per anställd. (Det är 1 % av prisbasbeloppet, som 2026 är 58 800 kr.)
Notera: §23 anger att allvarliga och upprepade brott mot arbetstidsreglerna kan leda till böter eller fängelse i upp till ett år. Det är ovanligt — men det finns i lagen.
I maj 2019 avgjorde EU-domstolen mål C-55/18 — den så kallade CCOO-domen. Domen gäller ett spanskt fall, men konsekvenserna är europaomfattande: arbetsgivare i EU är skyldiga att ha ett objektivt, tillförlitligt och tillgängligt system för att registrera varje anställds dagliga arbetstid. Inte bara övertiden. All arbetstid.
Finland hade redan ett sådant krav. Norge likaså. Danmark implementerade det 1 juli 2024. Sverige — Europas näst största ekonomi i Norden — har fortfarande ingen sådan lag.
Arbetsmarknadsministern svarade 2025 att man "fortlöpande följer utvecklingen". Det är inte ett nej. Det är ett ännu inte.
Sverige är det enda landet i Norden utan krav på fullständig registrering av arbetstid. Det är inte en position man kan hålla hur länge som helst.
Vad innebär det rent praktiskt? EU-direktiv kräver nationell lagstiftning för att fullt ut gälla mot enskilda arbetsgivare — Sverige har alltså ännu inte brutit mot EU-rätten på ett sätt som direkt drabbar enskilda företag. Men det kan ändras. EU-kommissionen kan inleda ett överträdelseförfarande, och när Sverige väl lagstiftar — vilket bedömare anser oundvikligt — kommer det gå fort.
Företag som redan har ett system slipper stressen. Resten får fem veckor att improvisera.
§11 kräver minimum. Men om du ändå bygger ett system är det klokt att bygga det som klarar nästa steg — det vill säga fullständig registrering. Det tar ungefär en kvart extra per månad att lägga till, och sparar dig en rejäl omgång administrativt arbete längre fram.
Namn, anställningsnummer och eventuellt personnummer. Krävs för att koppla anteckningar till rätt person vid inspektion.
Starttid, sluttid och raster per arbetsdag. Det är här de flesta gratismallar är för grova — de registrerar timmar men inte start/slut, vilket gör det omöjligt att bevisa att dygnsvilan om 11 timmar hållits (§13 ATL).
Jourtid är en egen kategori med egna begränsningar — den får inte räknas som övertid, och får inte heller fylla hela utrymmet för tillåten övertid.
Allmän övertid och extra övertid sammantaget: max 200 timmar per kalenderår och anställd. En löpande räknare i systemet förhindrar att du missar gränsen i hektiska perioder.
För deltidsanställda: timmar utöver avtalet men inom heltid. Antecknas separat.
Sjukdom, VAB, semester och tjänstledighet. Utan koderna går det inte att stämma av mot lönesystem eller semesterlagen.
Det är rätt enkelt egentligen — om systemet är byggt för det från början. Problemet är att de flesta som försöker bygga det i Excel från noll lägger ner en heldag på formler och ändå missar halva listan.
En tidrapportmall byggd specifikt för svenska arbetsgivare — med automatisk övertidskontroll, flex-saldo, röda dagar och löneberäkning.